Diakonie Michaelshoven

Druckkosten um 30% gesenkt

Umsetzung mit unserem Partner Kyocera Document Solutions

Gemeinsam mit KYOCERA Document Solutions haben wir von Wietholt den mit 100 angeschlossenen Einrichtungen größten diakonischen Träger im Raum Köln mit neuen Druck- und Kopiersystemen ausgestattet. Die Diakonie Michaelshoven beschäftigt täglich rund 2.000 Mitarbeiter und 400 Ehrenamtliche, die sich für die sozialen Belange der Region einsetzen. Ob Betreuung von Senioren, Kindern und Jugendlichen, Menschen mit Behinderung oder Frauen und Männer in schwierigen Lebenslagen: Tausenden Menschen wir jährlich die Hilfe der Diakonie Michaelshoven zu Teil.

Planung

Ausgangssituation

Die existierende Drucker- und Kopiererflotte entsprach nicht mehr den Anforderungen der Diakonie Michaelshoven. Unter anderem nahm die Zuverlässigkeit der bisherigen Maschinen aufgrund des Alters ab, während die in öffentlichen Bereichen eingesetzten Systeme zudem nicht vor Fremdzugriffen geschützt waren. Außerdem war der bis dato existierende Service-Vertrag aufgrund fehlender Transparenz nicht zufriedenstellend, lange Ausfallzeiten und hohe Druckkosten waren die Folge.

Auch die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien konnte nicht durch hohe Effizienz bestechen, weshalb häufig Überkapazitäten von gewissen Tonern die Lagerung und Übersichtlichkeit erschwerten. Nicht zuletzt entsprachen auch die Umwelteigenschaften der alten Systeme nicht den Anforderungen der Diakonie.

Da die Diakonie Michaelshoven ein Non-Profit-Unternehmen ist, sehen Sie sich weiteren Herausforderungen gegenübergestellt, denn viele Angebot, die über eine reine Basisversorgung hinausgehen, können nur durch Spenden finanziert werden. Effiziente Prozesse sind daher die Voraussetzung, die wir für die zukünftige Leistungsfähigkeit der Diakonie gewährleisten müssen.

Die Lösung

Glücklicherweise erhielten wir mit unserer Konzept- und Preisstruktur durch eine bundesweite Ausschreibung der Diakonie Michaelshoven den Zuschlag. Die Umsetzung – sprich die angebotenen Druck- und Kopiersysteme – erfolgte ausschließlich durch und mit KYOCERA Document Solutions. Durch diese erste Maßnahme konnten nicht nur die Druckkosten gesenkt, sondern auch die Zuverlässigkeit der Systeme gewährleistet werden. Neben der Hardware wurde auch die Cost-Control- und Security-Lösung des KYOCERA-Kooperationspartners GeniusBytes, MyMFP, installiert. Mit dieser Software lassen sich Druckaufträge zentralisieren, Anwender authentifizieren und Kostenstellen verwalten.

Das Ergebnis
  • durch die Modernisierung der Druckerflotte konnten die Druckkosten um 30% (!) gesenkt werden
  • die neuen, ressourcenschonenden KYOCERA-Systeme benötigen deutlich weniger Energie als die vorherigen Modelle
  • die Klimabilanz der Diakonie Michaelshoven wurde deutlich verbessert: Durch den Einsatz von klimaneutralem KYOCERA Originaltoner kann die Diakonie über die gesamte Projektlaufzeit zudem 62 Tonnen CO² kompensieren
  • der Einsatz von MyMFP gewährleistet die Vertraulichkeit der Dokumente sowie eine bessere Verfügbarkeit der Systeme an allen Standorten
  • Druck- und Kopierkosten können nun einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden

Kundenfeadback

„Wir sind mit der Projektabwicklung durch Wietholt sehr zufrieden. Der Roll-out der über 300 Maschinen erfolgte überaus schnell und unkompliziert. Wir konnten die Leistungsfähigkeit unserer Druckerflotte in allen Bereichen optimieren und unsere Kosten senken. Unsere IT-Abteilung profitiert darüber hinaus von einem transparenten Service-Konzept sowie der Lösung MyMFP, mit der sich Druck- und Kopierkosten nun einzelnen Abteilungen bzw. Kostenstellen zuordnen lassen. Dank der ressourcenschonenden KYOCERA-Systeme und des klimaneutralen Toners haben wir überdies unsere CO2 -Bilanz verbessert. Dass wir über das KYOCERA-Tonerprojekt zudem einen Beitrag für die Menschen in Kenia leisten, ist natürlich ein weiteres Plus, das unserem diakonischen Auftrag nachkommt." 

Manfred Fuch, Leitung Zentraleinkauf.