EFFEKTIVES OUTPUT-
MANAGEMENT
Die Kreisverwaltung Coesfeld bietet ein umfassendes Netz aus verschiedenen Aufgabenbereichen. Der Kreis Coesfeld gliedert sich in elf kreisangehörige Gemeinden. Dieses Netzwerk benötigt für die alltäglichen Aufgaben eine Vielzahl an vertraulichen Dokumenten, die digital und analog in Prozesse eingebunden werden. Bei der Anzahl an Systemen, die sich daraus ergibt, ist eine optimale Drucker- und Kopierer-Infrastruktur unumgänglich – sowie natürlich auch die Gewährleistung von höchster Verfügbarkeit und Sicherheit.
DER PROZESS
01
HERAUSFORDERUNG
Die vorhandene Druckerinfrastruktur war gewachsen und erforderte in sämtlichen nachfolgenden Prozessen erheblichen Zeitaufwand. Zusätzlich erwies sich das bestehende Vertragsmodell als zu unflexibel für geplante Digitalisierungsprojekte. Als ersten Schritt wurde eine Bestandsaufnahme der im Laufe der Jahre angesammelten Anzahl von Drucksystemen durchgeführt. Vor der Modernisierung umfasste das Druckernetzwerk der Kreisverwaltung Coesfeld und der angeschlossenen Schulen etwa 400 Systeme, bestehend aus rund 20 verschiedenen Modellen und Herstellern. Darüber hinaus wurde auch die hausinterne Druckerei der Kreisverwaltung in die Modernisierung einbezogen, um künftig Kosten zu senken.
02
LÖSUNGSANSATZ
Nach der Umsetzung wurde die Anzahl der Druck- und Kopiersysteme auf etwa 300 reduziert, wobei nur noch 10 verschiedene Modelle im Einsatz waren. Anstelle der zahlreichen individuellen Arbeitsplatzdrucker wurden eine geringere Anzahl von Multifunktionsdrucksystemen eingeführt, die optimal auf die Bedürfnisse von mehreren Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen abgestimmt sind. Die Sicherheit beim Drucken sensibler Dokumente wurde erheblich gesteigert, dank der herstellerunabhängigen Print & Follow Lösung von MyQ.
03
ERGEBNIS
Durch Kombination aus effektivem Flottenmanagement und dem Einsatz moderner Softwarelösungen im Rahmen eines zeitgemäßen Vertragsmodells wurde eine fortschrittliche Druckerinfrastruktur für den Kreis Coesfeld geschaffen. Dies bringt der Kreisverwaltung zahlreiche Vorteile, darunter minimale Kostenrisiken, erhebliche Zeitersparnisse dank automatisierter Prozesse, vereinfachtes Kostenmanagement und eine deutlich unkompliziertere Verwaltung aller Systeme!
DAS KONZEPT HERAUSFORDERUNG & LÖSUNG
HERAUSFORDERUNG
Ausgangslage: Eine gewachsene Druckerinfrastruktur, die einen hohen Zeitaufwand in allen damit verbundenen Folgeprozessen erforderte. Zusätzlich ein überholtes Vertragsmodell, welches zu starr für geplante Digitalisierungsprojekte war.
Als erste Maßnahme wurde eine Bestandsaufnahme der über die Jahre gewachsenen Anzahl der Systeme durchgeführt: Stand vor Modernisierung der Infrastruktur umfasste das Druckernetzwerk der Kreisverwaltung Coesfeld und angeschlossenen Schulen ca. 400 Systeme mit ca. 20 verschiedenen Modellen und Herstellern. Diese hohe Anzahl ist unter anderem durch viele Arbeitsplatzdrucker begründet, die zwar durch die direkte und ausschließliche Nutzung von einem Mitarbeiter den sicheren Druck von sensiblen Dokumenten gewährleisteten, in den Folgeprozessen, beim Kostencontrolling und in der Administration der Systeme jedoch einen enormen Zeitaufwand erforderten. Dazu stellen die Schulen immer höhere Anforderungen an die Systeme und deren Leistungsfähigkeit. Auch die hauseigene Druckerei der Kreisverwaltung sollte dabei effizientere Systeme erhalten, um zukünftig Kosten zu senken.
LÖSUNGSANSATZ
Nach Umsetzung reduzierte sich die Anzahl auf rund 300 Druck- und Kopiersysteme mit 10 verschiedenen Modellen. Die einzelnen Arbeitsplatzdrucker wurden durch eine geringere Stückzahl an Multifunktionsdrucksystemen ersetzt, die optimal auf den Bedarf der Nutzung von mehreren Mitarbeitern oder einer ganzen Abteilung ausgerichtet sind. Die Druck-Sicherheit der sensiblen Dokumente wird dabei durch die herstellerunabhängige Print & Follow Lösung von MyQ auf ein neues Level gehoben. Die Mitarbeiter können sensible Druckaufträge zwar an jedem System, jedoch erst nach Authentifizierung aufrufen und drucken. Diese Lösung ermöglicht auch das sichere Drucken aus dem Homeoffice. Für die schnelle Authentifizierung werden praktischerweise die vorhanden Schlüssel der elekronischen Schließ- und Zeiterfassung verwendet. Neben dem vertrauenswürdigen Druck verfügt der neue Lösungsansatz über eine On-Top-Funktion für zusätzliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag: Durch eine OCR-Texterkennung in Dokumenten wird das medienbruchfreie Arbeiten in der Verwaltung maßgeblich erleichtert.
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