BUSS BYPRODUCTS GMBH
Die Buß Byproducts GmbH in Bocholt produziert seit über 40 Jahren Schlachtnebenprodukte von Schwein, Rind und Kalb für den weltweiten Export. Seit 2018 nutzt das Unternehmen mit dem neu eingerichteten Betrieb völlig neue Möglichkeiten im Bereich der temperaturgeführten Lagerlogistik. Neben der hochmodernen Produktion und Lagerung von Tiefkühlprodukten, bietet das Unternehmen darüber hinaus weitere Dienstleistungen an, wie beispielsweise Ein- und Umpackarbeiten nach individuellen Kundenanforderungen.
DER PROZESS
01
HERAUSFORDERUNG
Ein grundlegendes Problem, dem viele Unternehmen gegenüberstehen, besteht darin, alle erforderlichen Informationen aus verschiedenen Abteilungen vollständig und fehlerfrei zusammenzuführen. Bei Buß Byproducts GmbH waren aufgrund der Einbeziehung einer großen Anzahl von Mitarbeitern in verschiedenen Prozessen des Unternehmens ebenfalls ähnliche Herausforderungen vorhanden.
Bislang wurden abgeschlossene Produktionsaufträge zum Teil in Papierform in einem umfangreichen Archiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt, und zum Teil digital auf dem Fileserver abgelegt. Die Dokumentation und Archivierung der papierbasierten Dokumente nahm beträchtliche Zeit in Anspruch. Zudem erforderte die Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Ein- und Ausgangsrechnungen erheblichen Aufwand im Zusammenhang mit den Aufträgen. Eine weitere Schwierigkeit bei der analogen Dokumentation bestand darin, dass die Unterlagen aus Compliance-Gründen zehn Jahre lang aufbewahrt werden mussten. Aufgrund des stetigen Wachstums des Unternehmens und der damit einhergehenden Betriebserweiterung sammelte sich im Laufe der Jahre eine erhebliche Menge an Dokumenten an.
02
LÖSUNGSANSATZ
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) wurde mit besonderem Fokus auf eine reibungslose Implementierung ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs geplant. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Gewährleistung hoher Benutzerfreundlichkeit, damit die Mitarbeiter in den Bereichen Vertrieb, Produktion und Verwaltung das neu eingeführte DMS rasch und unkompliziert nutzen konnten. Infolgedessen schlug die Heinrich Wietholt GmbH die Verwendung des KYOCERA Workflow Managers vor, der sich optimal den Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen anpasst.
03
ERGEBNIS
Bereits kurz nach der Einführung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehrwert. Der KYOCERA Workflow Manager ließ sich reibungslos in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens integrieren. Die Mitarbeiter haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anzulegen und mit ihnen zu arbeiten. Dabei können verschiedenste Dokumententypen einfach per Drag & Drop in die digitale Kundenakte abgelegt werden. Alle Informationen liegen zentral und stehen im System zur Verfügung. Auch die Kunden der BBP spüren einen Vorteil, indem Sie von einer noch schnelleren Reaktionszeit profitieren.
DAS KONZEPT HERAUSFORDERUNG & LÖSUNG
HERAUSFORDERUNG
Eine grundsätzliche Herausforderung vieler Unternehmen ist das vollständige und fehlerfreie Zusammentragen aller Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen. Da in den einzelnen Prozessen der Buß Byproducts GmbH eine Vielzahl an Mitarbeiter eingebunden sind, stand das Unternehmen auch vor dieser Herausforderung.
Abgeschlossene Produktionsaufträge wurden bisher teils in Papierform in einem umfangreichen Archiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt, sowie teils digital auf dem Fileserver abgelegt. Einige Dokumente mussten darüber hinaus auch im Unternehmen von A nach B transportiert werden. Die entsprechende Dokumentation und Archivierung der papierbasierten Dokumente nahm so einige Zeit in Anspruch. Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen mussten ebenfalls, mit einem hohen Aufwand auftragsbezogen freigegeben, gebucht und archiviert werden. Eine weitere Hürde der analogen Dokumentation: Unterlagen müssen aus Compliance-Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine stetig steigende Auftragslage mit der daraus erfolgten Betriebserweiterung verursachte dadurch im Laufe der Jahre ein sehr beachtliches Volumen. Die Modernisierung sollte daher auch zu einer Optimierung des gesamten Dokumentationsprozesses führen. Als langjähriger Kyocera Fachhandelspartner unterstütze die Heinrich Wietholt GmbH das Unternehmen bei der Planung, Umsetzung und Einführung eines elektronischen Informationsmanagements, um alle Kunden- und Projektinformationen sicher digital zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig eine schnelle Recherche zu erreichen.
LÖSUNGSANSATZ
Ein besonderes Augenmerk bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) lag auf einer zügig Umsetzung ohne den laufenden Betrieb zu stören. Zudem war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebend, damit die Mitarbeiter im Vertrieb, Produktion und in der Verwaltung schnell und unkompliziert mit dem neu eingeführten DMS arbeiten konnten. Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KYOCERA Workflow Manager vor, der optimal auf die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist.
Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers startete im November 2020 und konnte bereits nach drei Monaten abgeschlossen werden. Im ersten Schritt wurden sämtliche Daten, die bereits im Warenwirtschafts-System zur Verfügung standen, per CSV-Datei in die neue Software überführt. Somit profitierten die Mitarbeiter der Buß Byproducts GmbH von Beginn an von der schnellen Suchfunktion, wie die Verwaltungsmitarbeiter berichten: „Der Einstieg lief wirklich reibungslos ab. Dank der einfachen Handhabung des KYOCERA Workflow Managers waren wir schnell vertraut mit dem neuen System. Die Zeitersparnis und Arbeitserleichterung war dadurch schon sehr schnell spürbar."
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