DIGITALE GESCHÄFTSPROZESSE EINGEFÜHRT
Die Rüter GmbH in Reken fertigt seit über 30 Jahren Fenster, Haustüren und Sonderelemente aus Kunststoff und Aluminium. Um individuelle Kundenwünsche bestmöglich zu erfüllen, beschäftigt das Unternehmen rund 60 Mitarbeiter in Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Fertigung, Bauleitung, Montage und Verwaltung.
DER PROZESS
01
HERAUSFORDERUNG
Bisher wurden abgeschlossene Vorgänge in Papierform archiviert und in einem großen Archiv mit allen zugehörigen Unterlagen gespeichert. Dieser Prozess der Dokumentation und Archivierung der physischen Dokumente hat zunehmend mehr Zeit in Anspruch genommen, da das Unternehmen aufgrund des stetigen Wachstums und der damit verbundenen Betriebserweiterung immer mehr Papierdokumente ansammelte. Die Modernisierung des Archivsystems wurde auch angestrebt, um die Effizienz der Dokumentationsprozesse zu verbessern.
02
LÖSUNGSANSATZ
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollte schnell erfolgen ohne den laufenden Betrieb zu stören. Zudem war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebend, damit die Mitarbeiter im Vertrieb, Kundendienst und in der Verwaltung schnell und unkompliziert mit dem DMS arbeiten konnten. Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KYOCERA Workflow Manager vor.
03
ERGEBNIS
Bereits kurz nach der Einführung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehrwert. Der KYOCERA Workflow Manager ließ sich reibungslos in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens integrieren. Die Mitarbeiter haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anzulegen und mit ihnen zu arbeiten.
Alle Informationen liegen zentral ab und stehen im System zur Verfügung. Kunden der Rüter GmbH profitieren nun von einer noch schnelleren Reaktionszeit.
DAS KONZEPT HERAUSFORDERUNG & LÖSUNG
HERAUSFORDERUNG
Da viele Mitarbeiter in ein Projekt eingebunden sind, ist es immer eine logistische Herausforderung, alle Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen zusammenzufügen und zu dokumentieren. Abgeschlossene Vorgänge wurden bisher in Papierform in einem großen Archiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt. Angefangen bei den Kundenwünschen über Angebot und Beauftragung, Aufmaße und technische Klärungen der Bauleiter, Fertigungs- und Montageunterlagen bis hin zur Abrechnung inklusive der Leistungserklärungen mit CE-Zeichen.
Ebenfalls nahm die entsprechende Dokumentation und Archivierung der papierbasierten Dokumente einige Zeit in Anspruch. Unterlagen müssen aus Compliance-Gründen zehn Jahren aufbewahrt werden. Eine stetig steigende Auftragslage mit der daraus erfolgten Betriebserweiterung verursachte im Laufe der Jahre ein beachtliches Volumen an Papierarchiv. Die Modernisierung sollte auch zu einer Optimierung der Dokumentationsprozesse führen.
Die Rüter GmbH wandte sich daher an ihren langjährigen Kyocera Fachhandelspartner Heinrich Wietholt GmbH aus Velen, der sie bei der Planung und Umsetzung unterstützte. Das Ziel war es, ein elektronisches Dokumentenmanagement einzuführen, um so alle Kunden- und Projektinformationen sicher und digital zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig eine schnelle Recherche zu erreichen.
LÖSUNGSANSATZ
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollte schnell erfolgen ohne den laufenden Betrieb zu stören. Zudem war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebend, damit die Mitarbeiter im Vertrieb, Kundendienst und in der Verwaltung schnell und unkompliziert mit dem DMS arbeiten konnten. Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KYOCERA Workflow Manager vor. Dieser ist speziell für die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen geeignet. Davon konnte sich die Rüter GmbH auch im Rahmen einer Testinstallation überzeugen, welche im November 2018 stattgefunden hat. Nach wenigen Wochen entschied man sich die Kyocera-Lösung im gesamten Betrieb auszurollen.
Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers startete Anfang 2019 und konnte nach wenigen Wochen abgeschlossen werden. Im ersten Schritt wurden sämtliche Daten, die bereits im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung standen, per CSV-Datei in die neue Software überführt. Somit pro-fitieren die Mitarbeiter der Rüter GmbH von der schnellen Suchfunktion von Beginn an, wie die Verwaltungsmitarbeiter berichten: „Das Arbeiten mit dem KYOCERA Workflow Manager ist wirklich sehr einfach. Wir haben uns schnell mit dem neuen System und dessen Handhabung vertraut gemacht."
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