Digitale Geschäftsprozesse eingeführt

[Kyocera Workflow-Manager]

Die Rüter GmbH in Reken fertigt seit über 30 Jahren Fenster, Haustüren und Sonderelemente aus Kunststoff und Aluminium. Um individuelle Kundenwünsche bestmöglich zu erfüllen, beschäftigt das Unternehmen rund 60 Mitarbeiter in Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Fertigung, Bauleitung, Montage und Verwaltung.

Dabei ist eine detaillierte Dokumentation ausschlaggebend für reibungslose Abläufe, angefangen von der Planung, über die Fertigung, bis hin zur zeitnahen Montage, um die hohe Kundenzufriedenheit zu garantieren. Die Einführung des DMS-Lösung KYOCERA Workflow Manager führte zur gewünschten Verbesserung.

Zentrales und detailliertes Dokumentenmanagement

Herausforderung

Da viele Mitarbeiter in ein Projekt eingebunden sind, ist es immer eine logistische Herausforderung, alle Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen zusammenzufügen und zu dokumentieren. Abgeschlossene Vorgänge wurden bisher in Papierform in einem großen Archiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt. Angefangen bei den Kundenwünschen über Angebot und Beauftragung, Aufmaße und technische Klärungen der Bauleiter, Fertigungs- und Montageunterlagen bis hin zur Abrechnung inklusive der Leistungserklärungen mit CE-Zeichen.

Ebenfalls nahm die entsprechende Dokumentation und Archivierung der papierbasierten Dokumente einige Zeit in Anspruch. Unterlagen müssen aus Compliance-Gründen zehn Jahren aufbewahrt werden. Eine stetig steigende Auftragslage mit der daraus erfolgten Betriebserweiterung verursachte im Laufe der Jahre ein beachtliches Volumen an Papierarchiv. Die Modernisierung sollte auch zu einer Optimierung der Dokumentationsprozesse führen.

Die Rüter GmbH wandte sich daher an ihren langjährigen Kyocera Fachhandelspartner Heinrich Wietholt GmbH aus Velen, der sie bei der Planung und Umsetzung unterstützte. Das Ziel war es, ein elektronisches Dokumentenmanagement einzuführen, um so alle Kunden- und Projektinformationen sicher und digital zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig eine schnelle Recherche zu erreichen.

Lösungsansatz

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollte schnell erfolgen ohne den laufenden Betrieb zu stören. Zudem war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebend, damit die Mitarbeiter im Vertrieb, Kundendienst und in der Verwaltung schnell und unkompliziert mit dem DMS arbeiten konnten. Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KYOCERA Workflow Manager vor. Dieser ist speziell für die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen geeignet. Davon konnte sich die Rüter GmbH auch im Rahmen einer Testinstallation überzeugen, welche im November 2018 stattgefunden hat. Nach wenigen Wochen entschied man sich die Kyocera-Lösung im gesamten Betrieb auszurollen.

Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers startete Anfang 2019 und konnte nach wenigen Wochen abgeschlossen werden. Im ersten Schritt wurden sämtliche Daten, die bereits im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung standen, per CSV-Datei in die neue Software überführt. Somit pro-fitieren die Mitarbeiter der Rüter GmbH von der schnellen Suchfunktion von Beginn an, wie die Verwaltungsmitarbeiter berichten: „Das Arbeiten mit dem KYOCERA Workflow Manager ist wirklich sehr einfach. Wir haben uns schnell mit dem neuen System und dessen Handhabung vertraut gemacht."

Ergebnis

Bereits kurz nach der Einführung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehrwert. Der KYOCERA Workflow Manager ließ sich reibungslos in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens integrieren. Die Mitarbeiter haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anzulegen und mit ihnen zu arbeiten. Dabei können verschiedenste Dokumententypen einfach per Drag & Drop in die digitale Kundenakte abgelegt werden.

Ob Aufträge, technische Zeichnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder weitere Belege: Alle Informationen liegen zentral ab und stehen im System zur Verfügung. Kunden der Rüter GmbH profitieren nun von einer noch schnelleren Reaktionszeit. Die Verantwortlichen zeigen sich zufrieden: „Unser Ziel ist es, unsere Papierakten weiter zu reduzieren und auf digitale Geschäftsprozesse umzustellen. Mit der Einführung des KYOCERA Workflow Managers haben wir hierzu einen wichtigen Schritt gemacht."

„Uns hat nicht nur die Kyocera-Lösung vollständig überzeugt, auch die kompetente Zusammenarbeit mit den Lösungsexperten bei Wietholt hat uns sehr begeistert. Die schnelle und einfache Inbetriebnahme liegt vor allem in der gelungenen Teamarbeit und kompetenten Beratung durch das gesamte Projektteam."

DIE RÜTER GMBH