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Borchers Borken GmbH

DIGITALES DOKUMENTEN MANAGEMENT

Borchers Borken GmbH

DIGITALES DOKUMENTEN MANAGEMENT

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Das Logistikunternehmen BORCHERS Borken GmbH beschäftigt mit 185 Mitarbeitern ein motiviertes Team mit Kernkompetenz in der Transport-, Lager- und Systemlogistik. Das Unternehmen gehört deutschlandweit zu den führenden Anbietern im Segment „Transport mit Selbstentladung". Den Kunden werden Lagerflächen mit innovativer Lagerverwaltungssoftware sowie die systemübergreifende Organisation, Steuerung und Optimierung von logistischen Prozessen angeboten. So werden Transport- und Lagerprozesse mit der BORCHERS Borken GmbH zu einer optimierten Gesamtleistung für jeden Kunden.

 

Mit dem Ziel, langfristig auf rein digitale Geschäftsprozesse sowie Daten-Archivierung und -Handling umzustellen, schließt die BORCHERS Borken GmbH mit der DMS-Lösung KYOCERA Workflow Manager die erste von insgesamt vier Phasen im Digitalisierungsprozess ab.

HERAUSFORDERUNG

Das bisherige DMS wurde in der Vergangenheit zur reinen Archivierung und Ablage von Dokumenten genutzt. Die bis dato noch händische Verwaltung der digitalen Dokumente nahm daher Mitarbeiterressourcen in Anspruch, die zukünftig effektiver genutzt werden sollten. Durch einen nicht vorhandenen Softwarepflegevertrag bestand für den Optimierungsprozess die freie Wahl zwischen einem Update des bestehenden oder der Einführung eines neuen DMS. Das Ergebnis sollte den Grundbaustein für die komplette Digitalisierung aller internen und externen Geschäftsprozesse bei der BORCHERS Borken GmbH legen. Denn auf einem zukunftssicheren DMS soll die Digitalisierung von Ein- & Ausgangsrechnungen, Fuhrparkakten und Personalakten erfolgen.

Die Borchers Borken GmbH ist bereits langjähriger Wietholt-Bestandskunde in den Bereichen Bürobedarf, Büroeinrichtung sowie Bürotechnik – ein Vollsortimentskunde, wie er im Buche steht. Mit der Beauftragung zur Planung und Umsetzung des neuen DMS darf die Heinrich Wietholt GmbH mit Hauptsitz in Velen das Unternehmen nun auch im Bereich Digitalisierung sicher in die Zukunft begleiten.

LÖSUNGSANSATZ

Das übergeordnete Ziel war ein zukunftssicheres Dokumentenmanagement-System (DMS), das allen gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine kurzfristige Implementierung im laufenden Betrieb ermöglicht.

Ein weiterer, nicht zu verachtender, Punkt war die hohe Benutzerfreundlichkeit der Bedienoberfläche. Die Mitarbeiter sollten intuitiv mit dem neuen DMS arbeiten können, um im laufenden Betrieb Kunden- und Lieferanteninformationen schnell und rechtssicher griffbereit zu haben.

Die DMS-Lösung aus dem Hause KYOCERA: Der KYOCERA Workflow Manager (KWM) entspricht dem genauen Anforderungsprofil von kleinen sowie mittleren Unternehmen und eignete sich auch für die speziellen Bedürfnisse der BORCHERS Borken GmbH hervorragend als neue DMS-Lösung.

Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers startete im Sommer 2021 und konnte bereits Anfang September 2021 fertiggestellt werden. Im ersten Schritt wurden die vorhandenen Kundendaten aus dem Warenwirtschaftssystem „Wanko" per Schnittstelle in das neue DMS dupliziert, um jeglichen Datenverlust zu vermeiden. Jeder Kunde, der nach der Implementierung im Warenwirtschaftssystem neu angelegt wird, wird dank der Schnittstelle völlig automatisch auch im KWM angelegt. Mit dem Modul des Abrechnungsprozesses wurde dabei der Grundbaustein für die Automatisierung vieler weiterer Prozesse gelegt, die zukünftig darauf aufbauen werden, wie beispielsweise die Digitalisierung und Bearbeitung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen in Phase 2 des Digitalisierungsprozesses.

Für einen reibungslosen Übergang wurden vor dem Go-Live des neuen KWMs mehrere Schulungen aller zukünftigen Nutzer sowie eine Testphase von 3 Wochen durchgeführt, in der parallel mit neuem und altem DMS gearbeitet wurde. So konnten jegliche potenzielle Herausforderung in der neuen Anwendung vor der kompletten Umstellung vollständig optimiert werden.

ERGEBNIS

Seit Oktober 2021 hat die BORCHERS Borken GmbH vollständig auf den Kyocera Workflow Manager umgestellt und profitiert von der modernen, nutzerfreundlichen und transparenten Lösung auf vielen Ebenen: „Alle Dokumente sind jederzeit zugriffsbereit, auch im Homeoffice. Sie lassen sich aufgrund der Volltextsuche sekundenschnell aufrufen und wiederfinden. Dadurch wird mehr kostbare Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben gewonnen."

„Die Entscheidung für den Kyocera Workflow Manager fiel uns leicht – die Lösung passt maßgeschneidert zu unseren Geschäftsprozessen! Mit Wietholt haben wir dabei einen langjährigen, vertrauten Partner an unserer Seite, der uns sicher durch den kompletten Digitalisierungsprozess begleitet. Die unkomplizierte Umsetzung der ersten von insgesamt vier Phasen war dabei bereits ein guter Start! "

Rafael Seidel, Leitung EDV Borchers Borken Gmbh

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