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EFFEKTIVES
OUTPUT-MANAGEMENT

FÜR DIE KREISVERWALTUNG COESFELD

EFFEKTIVES
OUTPUT-MANAGEMENT

FÜR DIE KREISVERWALTUNG COESFELD

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Die Kreisverwaltung Coesfeld bietet ein umfassendes Netz aus verschiedenen Aufgabenbereichen. Der Kreis Coesfeld gliedert sich in elf kreisangehörige Gemeinden. Dieses Netzwerk benötigt für die alltäglichen Aufgaben eine Vielzahl an vertraulichen Dokumenten, die digital und analog in Prozesse eingebunden werden. Bei der Anzahl an Systemen, die sich daraus ergibt, ist eine optimale Drucker- und Kopierer-Infrastruktur unumgänglich – sowie natürlich auch die Gewährleistung von höchster Verfügbarkeit und Sicherheit.

Wie wäre es, wenn sich darüber hinaus der Zeitaufwand des Kostencontrollings und der allgemeinen Folgeprozesse, mit smarten Lösungen reduzieren ließe?

HERAUSFORDERUNG

Ausgangslage: Eine gewachsene Druckerinfrastruktur, die einen hohen Zeitaufwand in allen damit verbundenen Folgeprozessen erforderte. Zusätzlich ein überholtes Vertragsmodell, welches zu starr für geplante Digitalisierungsprojekte war.

Als erste Maßnahme wurde eine Bestandsaufnahme der über die Jahre gewachsenen Anzahl der Systeme durchgeführt: Stand vor Modernisierung der Infrastruktur umfasste das Druckernetzwerk der Kreisverwaltung Coesfeld und angeschlossenen Schulen ca. 400 Systeme mit ca. 20 verschiedenen Modellen und Herstellern. Diese hohe Anzahl ist unter anderem durch viele Arbeitsplatzdrucker begründet, die zwar durch die direkte und ausschließliche Nutzung von einem Mitarbeiter den sicheren Druck von sensiblen Dokumenten gewährleisteten, in den Folgeprozessen, beim Kostencontrolling und in der Administration der Systeme jedoch einen enormen Zeitaufwand erforderten. Dazu stellen die Schulen immer höhere Anforderungen an die Systeme und deren Leistungsfähigkeit. Auch die hauseigene Druckerei der Kreisverwaltung sollte dabei effizientere Systeme erhalten, um zukünftig Kosten zu senken.

Mit diesen Herausforderungen beauftragte die Kreisverwaltung Coesfeld die Heinrich Wietholt GmbH aus Coesfeld/Velen. Durch Reduzierung und Modernisierung der vorhandenen Struktur sowie damit verbundener Optimierung von Prozessen war es das Ziel, nicht nur Kosten einzusparen, sondern auch nachhaltig den Zeitaufwand und die damit verbundene Administration zu reduzieren.

 

 

LÖSUNGSANSATZ

Nach Umsetzung reduzierte sich die Anzahl auf rund 300 Druck- und Kopiersysteme mit 10 verschiedenen Modellen. Die einzelnen Arbeitsplatzdrucker wurden durch eine geringere Stückzahl an Multifunktionsdrucksystemen ersetzt, die optimal auf den Bedarf der Nutzung von mehreren Mitarbeitern oder einer ganzen Abteilung ausgerichtet sind.

Die Druck-Sicherheit der sensiblen Dokumente wird dabei durch die herstellerunabhängige Print & Follow Lösung von MyQ auf ein neues Level gehoben. Die Mitarbeiter können sensible Druckaufträge zwar an jedem System, jedoch erst nach Authentifizierung aufrufen und drucken. Diese Lösung ermöglicht auch das sichere Drucken aus dem Homeoffice. Für die schnelle Authentifizierung werden praktischerweise die vorhanden Schlüssel der elekronischen Schließ- und Zeiterfassung verwendet. Neben dem vertrauenswürdigen Druck verfügt der neue Lösungsansatz über eine On-Top-Funktion für zusätzliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag: Durch eine OCR-Texterkennung in Dokumenten wird das medienbruchfreie Arbeiten in der Verwaltung maßgeblich erleichtert.

Apropos Zeitersparnis: Mit der verknüpften Software Docuform werden Systeminformationen wie Toner- und Zählerstände automatisch übermittelt, sodass bei Bedarf eine automatisierte Bestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterialien erfolgt. Alle 300 Drucksysteme laufen unter dem Vertragsmodell „Output Management inklusiv als Pool-Volumen" – übersetzt: Der Vertrag besitzt ein Gesamtdruckvolumen ohne feste Laufzeit. Der fixe Seitenpreis pro gedruckter DIN A4 Seite beinhaltet dabei die Systemhardware, sämtliche Service-Arbeiten und die Belieferung mit Toner. Das tatsächlich entstandene Druckvolumen wird bedarfsgerecht monatlich abgerechnet. Benötigte Auswertungen und Reportings werden von einer einzigen Benutzeroberfläche aus mit der Software „BÜRO.X" aus dem Hause Wietholt erstellt. Die kostenrelevanten Angaben werden präzise und mit sämtlichen benötigten Informationen ausgespielt, um ein effizientes Management aller Systeme zu gewährleisten. Die Reportings werden klar und verständlich visualisiert, sodass mit wenigen Klicks automatisch genaue Kostenverursacher mit detaillierten System- und Standortangaben ermittelt werden können.

ERGEBNIS

Die Kombination aus effektivem Flottenmanagement und digitalen Softwarelösungen unter einem modernen Vertragsmodell schafft eine fortschrittliche Druckerinfrastruktur für den Kreis Coesfeld. Die Kreisverwaltung profitiert von einem kaum vorhandenen Kostenrisiko, enormer Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und vereinfachtes Kostencontrolling, sowie eine wesentlich einfachere Administration aller Systeme!



„Die Aktualisierung der gesamten Druckerinfrastruktur ist eine enorme Erleichterung für die Administration! Wir sind besonders begeistert vom flexiblen Vertragsmodell. Gerade in Zeiten von Corona hatten wir dank der bedarfsgerechten Abrechnung keinerlei Risiko durch ein nicht genutztes monatliches Mindestdruckvolumen."

Heinrich Volmer, techn. Leiter ECV der Kreisverwaltung Coesfeld

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